As seis unidades administrativas do Tribunal de Justiça de Alagoas (TJAL), que integram o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), têm obtido ganhos com a padronização de procedimentos e melhora na execução de suas atividades. É o que apontam servidores e gestores que atuam nas diretorias e setores contemplados.
Para o servidor Fábio Zuazo, da Diretoria Adjunta de Administração (Darad), o SGQ possibilitou maior agilidade aos trabalhos e redução da incidência de falhas. “Também nos permitiu medir resultados, criar metas e buscar continuamente por melhorias”.
Os procedimentos mapeados pelo SGQ dentro do setor envolvem contratação de serviços, aquisição de bens, gestão de contratos, entre outros. Segundo ele, durante a padronização dos procedimentos, são revistos todos os trâmites e formas de execução das tarefas.
“Isso já causa uma reflexão em cada um sobre qual a melhor forma de executar seu trabalho e, então, com a interação entre a equipe, identificamos as melhores práticas e fixamos um formato eficiente para cada uma delas”, explicou.
Já na Subdireção do TJAL, os procedimentos inseridos no escopo do SGQ envolvem a locação de bens móveis, convênios, termos de cooperação e avaliação de fornecedores, por exemplo. A padronização das rotinas possibilita, de acordo com o subdiretor Walter Santos, que os trabalhos sejam feitos independentemente do servidor destacado para a tarefa. “Há um roteiro pré-definido, um passo a passo de como proceder, de forma organizada e sistemática, evitando-se assim erros e retrabalhos por desconhecimento do como fazer e a quem direcionar as demandas”.
Avaliação de riscos e ações
A avaliação de riscos é apontada pelo servidor Arthur dos Anjos, da Diretoria de Tecnologia da Informação (Diati), como um benefício trazido pelo SGQ. “O sistema tem possibilitado a padronização nos processos que a Diati executa, contribuindo para uma maior eficácia nas atividades. Além do mais, é possível que os riscos inerentes aos procedimentos mapeados sejam avaliados, permitindo as suas mitigações ou prevenções. Dessa forma, a Diati consegue prestar serviço de suporte de TI ao TJAL e, consequentemente, aos jurisdicionados com uma melhor qualidade e previsibilidade no resultado pretendido”.
Para a servidora Gisele Menezes, da Diretoria Adjunta de Gestão de Pessoas (DAGP), o sistema tem sido de grande valia, permitindo avaliar de forma eficaz as ações tomadas para atingir a melhor qualidade na prestação dos serviços.
“O SGQ oportuniza melhoria nos serviços prestados, direta ou indiretamente, ao jurisdicionado. Com o SGQ, o Poder Judiciário estabelece padrões de qualidade que auxiliam na ordenação dos processos de trabalho, elevando o nível de organização interna, o controle administrativo e a produtividade”.
Capacitação
Outra unidade abrangida pelo SGQ é o Departamento Central de Aquisições (DCA). Segundo a diretora Kátia Diniz, servidores que atuam no setor receberam treinamentos para desenvolver as padronizações das principais rotinas e atividades, conforme orientações recebidas da Área da Qualidade.
Kátia Diniz reforça importância da capacitação dos servidores para a melhoria contínua das unidades. Foto: Caio Loureiro
“São realizadas reuniões de alinhamento e treinamentos, in loco ou online, objetivando a melhoria contínua. Há ainda acesso à documentação do SGQ, que dispõe de manuais e demais documentos da qualidade necessários aos processos inseridos nele, o que minimiza os riscos de falhas de controle das versões dos documentos que são continuamente revisados e atualizados”.
De acordo com o assessor-chefe da Assessoria de Planejamento e Modernização do Judiciário (APMP), Clóvis Gomes, antes da efetiva implantação do SGQ, todos os preparativos foram adotados para a devida adequação das unidades, incluindo a capacitação dos servidores.
“É importante que os integrantes do sistema tenham conhecimento das técnicas, dos critérios e das nuances exigidas pela norma ISO 9001:2015, de modo que possam realizar suas atividades com segurança, buscando sempre a qualidade dos serviços realizados e a satisfação dos usuários”.
Certificado ISO
Implantado em 2019, o Sistema de Gestão da Qualidade do TJAL recebeu, em janeiro deste ano, o certificado ISO 9001. A certificação havia sido recomendada no final de 2020, após processo de auditoria.
O documento, que tem validade até janeiro de 2024, atesta que o SGQ do Judiciário está em conformidade com os requisitos da norma ISO. Além das unidades administrativas, o Sistema abrange as unidades judiciárias: 3ª Vara Criminal de União dos Palmares, 10ª Vara Cível de Arapiraca e 15ª Vara Cível da Capital.
